Kebutuhan sebuah perusahaan untuk bisa menjadi sukses dan mampu bersaing dengan perusahaan lain yang kini semakin kompetitif sangatlah banyak sekali terutama dalam penggunaan teknologi sebagai sarana yang lebih modern untuk bisa bersaing. Salah satu penggunaan teknologi dalam sebuah perusahaan adalah pengarsipan document yang kini lebih modern dan canggih.
Biasanya perusahaan mengarsipkan document dalam bentuk hardcopy yang disimpan dalam sebuah lemari ataupun ruangan dengan pengkodean yang teratur. Namun cara seperti itu masih banyak kekurangan, terutama disaat document tersebut dibutuhkan kembali, maka akan sulit untuk ditemukan kembali apalagi pegawai yang mengarsipkannya sudah tidak bekerja lagi.
Karena itu ada sebuah kemudahan menggunakan teknologi dengan merubah document yang tadinya dalam bentuk hardcopy menjadi sebuah file komputer ataupun softcopy atau yang disebut sebagai layanan Data capture.
Mengarsipkan sebuah document dengan cara data capture memang menjadi sebuah solusi yang kini banyak digunakan oleh perusahaan. Bahkan beberapa perusahaan besar di dunia sudah lama menggunakan cara seperti ini sehingga pengarsipan document tidak perlu menyediakan ruangan khusus dan pegawai yang banyak untuk menyimpannya, karena dengan cara seperti itu document akan mudah rusak atau berubah warna karena debu ataupun kotoran lainnya.
Belum lagi resiko bencana alam seperti gempa bumi, banjir, dan lain sebagainya yang bisa merusak document yang disimpan dalam bentuk kertas. Berbeda dengan file komputer ataupun softcopy, dimana file document akan mudah untuk disimpan dalam sebuah harddisk ataupun plasdist dengan daya simpan yang sekarang ini semakin besar.
Selain itu, ada banyak sekali manfaat dan kemudahan dari layanan jasa ini, dimana selain peyimpanan yang lebih ringkas dan mudah juga file dapat diperbanyak dan dibagikan kepada yang berkepentingan. Begitu juga dalam pengeditan, sehingga file yang sudah dibuat bisa diedit sesuai dengan kebutuhan.
Namun anda tak pelru khawatir dengan tingkat keamanan file tersebut, karena PT. Reycom Dokument Solusi mengoptimalkan tingkat kemananan dan kerahasiaan file tersebut dengan menggunakan password dan menggunakan system backup data untuk mengantisipasi file rusak akibat kebakaran ataupun bencana lainnya.